A menudo, cuando hablamos de implantación de un ERP como Odoo, nos encontramos con un problema de percepción: el cliente entiende mejor lo tangible (por ejemplo, comprar una maquinaria de producción) que lo intangible, que es el propio software. El valor de una máquina se ve, se toca y se hace funcionar de inmediato, mientras que los beneficios de un ERP tardan más en hacerse evidentes y requieren un proceso de implantación y adaptación.
A día de hoy a nadie se le ocurriría ir a segar el campo con una hoz; se percibiría como un trabajo penoso y una enorme pérdida de tiempo. Sin embargo, todavía existe cierta (y errónea) predisposición a tener recursos humanos haciendo trabajos manuales y repetitivos, como picar datos o «pasar facturas». Este perfil de trabajo en tareas recurrentes y que no añaden valor es el equivalente a seguir trabajando con la hoz en los tiempos que corren.
Símil con la construcción de una casa
Un ejemplo muy ilustrativo es el de la casa y el arquitecto. Cuando alguien desea construir una vivienda, explica al arquitecto cuántas habitaciones quiere, cómo desea la distribución o dónde ubicar ciertos espacios. Sin embargo, hay peticiones que, desde un punto de vista técnico, pueden ser inviables (¿una chimenea dentro de la piscina?), o al menos muy poco recomendables. El arquitecto asesora, explica los límites y las ventajas de cada diseño.
De la misma manera, en la implantación de un ERP se suelen plantear requisitos que, para el consultor, pueden ser ineficientes o poco coherentes con el funcionamiento interno de la empresa (por ejemplo, procesos excesivamente complicados o desarrollos que se salen de los estándares y encarecen el proyecto). El consultor ERP asume el mismo rol que el arquitecto: analizar la idea inicial y proponer la mejor forma de construir el “sistema” sin comprometer su estabilidad ni su escalabilidad.
La importancia de un perfil técnico interno
En muchas compañías de España (y de cualquier parte del mundo), disponer de un responsable técnico o una persona con cierto bagaje en sistemas puede marcar la diferencia en el proceso de implantación. A menudo se cree que este perfil va a “chocar” con el proveedor de ERP, pero lo habitual es todo lo contrario:
- Facilita la comunicación entre la dirección y el equipo de consultores.
- Aporta criterios más técnicos y puede valorar las limitaciones o necesidades de la empresa.
- Ayuda a traducir el “idioma” de los consultores ERP al resto del equipo, evitando malentendidos o expectativas poco realistas.
Cuando existe este entendimiento, se aceleran las decisiones y se minimizan los retrasos, ya que se cuentan con interlocutores que comprenden a fondo la lógica de la implantación.
Por qué el ERP puede verse como un gasto y no como una inversión
Otro punto clave es la valoración económica de una implantación de Odoo (u otro ERP). Mientras que una máquina industrial de 100.000 euros se percibe como una gran adquisición, el coste de un software —que puede ser incluso inferior— genera más recelos. ¿Por qué sucede esto?
- Falta de visibilidad inmediata: hasta que no se ha implantado el sistema y se han automatizado procesos, el valor real del ERP no se aprecia.
- Carácter intangible: el software no se ve físicamente; es difícil percibir su impacto hasta que la empresa no trabaja con él en el día a día.
- Cambios organizativos: un ERP exige adaptar flujos de trabajo y, a veces, cambiar hábitos arraigados. Esto genera resistencia inicial y afecta a la valoración que el cliente hace de la inversión.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, una vez que la empresa ve los ahorros de tiempo y el mayor control que permite el ERP (gestión de stock, facturación automática, control de calidad, informes en tiempo real, etc.), se convence de los beneficios y suele continuar mejorando y ampliando el uso del software.
De la mano hacia la implantación exitosa
En definitiva, la implantación de un ERP se basa en un equilibrio entre las expectativas del cliente y las limitaciones técnicas o lógicas de la herramienta. Igual que el arquitecto ofrece soluciones constructivas que cumplan con los deseos del propietario sin comprometer la estabilidad de la casa, el consultor ERP adapta los procesos de negocio a la arquitectura interna del sistema para que sea eficiente, escalable y coherente.
- Si la empresa valora el ERP como una inversión estratégica, no como un gasto, el proyecto fluye mejor.
- Contar con un perfil técnico interno o un responsable que conozca las implicaciones del software evita malentendidos y agiliza la comunicación con los consultores.
- Ver el ERP en acción es la mejor forma de apreciar su valor, por lo que un periodo de pruebas o “prototipos” facilita que el equipo entienda la lógica del sistema y se sume a la implantación con confianza.
Aunque resulte difícil “tocar” o “ver” un ERP, sus efectos en la empresa son muy palpables a medio y largo plazo: mayor eficiencia, ahorro de costes y una toma de decisiones basada en datos y no en intuiciones. Con la mentalidad adecuada, el ERP puede convertirse en el gran aliado de la dirección para impulsar el crecimiento y la competitividad de la compañía.
