La importancia de la fase de consultoría en la implantación de un ERP
Imagínate que quieres construir una casa. Antes de mover un solo ladrillo, necesitas a un arquitecto que hable contigo, entienda tus necesidades y proyecte todo en unos planos. Si no, es muy probable que el resultado final no sea lo que esperabas: puede que falten habitaciones, la distribución del espacio no sea práctica o incluso surjan problemas estructurales. Con la implantación de un ERP (como Odoo) ocurre exactamente lo mismo: la fase de consultoría es el equivalente a esos planos que aseguran que el proyecto se construya sobre una base sólida.
En esa fase de consultoría, los consultores actúan como “arquitectos” del sistema. Su misión es recopilar y analizar todos los requisitos del cliente: desde la forma en que la empresa capta oportunidades y realiza ventas, hasta cómo maneja la contabilidad, la logística o el control de stock. Con esa información se redacta un documento detallado (a veces llamado PID, “Project Initiation Document”), que describe los flujos de trabajo, los puntos críticos y cómo encajan cada uno de ellos en el ERP.
¿Por qué es tan decisiva esta fase? Si un arquitecto no dibuja bien los planos, la casa puede terminar con errores graves. De la misma manera, sin una consultoría exhaustiva, el ERP puede implantarse mal, lo que conllevaría retrasos, sobrecostes y, sobre todo, la frustración del cliente.
En otras palabras, recoger y analizar correctamente los requisitos de la empresa es casi la mitad del éxito en la implantación. Una vez que los “planos” están claros, empieza el desarrollo y la configuración, pero con la seguridad de que el resultado final cumplirá con lo que se espera.
De hecho, en España, muchas pymes y grandes organizaciones que implantan Odoo priorizan esta fase inicial de consultoría precisamente para evitar sorpresas más adelante y asegurar una adopción fluida. La consultoría es la piedra angular de la implantación, la que marca la diferencia entre un proyecto que se adapta como un guante y otro que acaba requiriendo continuos parches y retrabajos.
En definitiva, sin unos planos adecuados, ninguna construcción está realmente preparada para sostenerse. Y sin una consultoría bien hecha, ningún ERP —por muy potente que sea— responderá de forma óptima a las necesidades reales de la empresa.
¿En qué consiste exactamente esa consultoría y cómo se desarrolla?
Siguiendo con el símil del arquitecto y los planos, la consultoría en la implantación de un ERP (como Odoo) es el momento en que el “arquitecto” —en este caso, el consultor— acude a la “obra” (la empresa) para recopilar, de manera sistemática y detallada, todos los requisitos y necesidades.
1. Primera toma de contacto y compromiso
Normalmente, todo arranca con varias reuniones de preventa en las que se establece afinidad y se comprueba que el ERP propuesto puede cubrir las necesidades de la empresa. Una vez superada esta fase, suele presentarse una oferta de consultoría: el cliente invierte uno o varios días de trabajo con el equipo consultor, demostrando así su compromiso real. Es importante esta colaboración mutua, porque un ERP no se define adecuadamente sin la implicación activa de la empresa.
2. Día (o días) de consultoría en la empresa
Durante la consultoría, uno o varios consultores se sumergen en los procesos reales de cada departamento. Es el momento de escuchar al personal involucrado:
- Comercial y CRM: cómo se captan los clientes, cómo se generan y siguen oportunidades de venta, qué canales se utilizan (página web, redes sociales, etc.).
- Operaciones: producción, logística, compras o proyectos, dependiendo de la naturaleza del negocio (fabricación de productos, prestación de servicios, etc.)
- Finanzas: facturación, contabilidad, impuestos y todos los requerimientos relacionados con la gestión financiera.
- Dirección y métricas: qué indicadores o KPI quieren monitorear los responsables de la empresa para tomar decisiones estratégicas.
A lo largo de estas reuniones, cada perfil describe sus “puntos de dolor”: esos problemas o ineficiencias que desean resolver. Puede ser la falta de trazabilidad en el stock, la dificultad para controlar costes de proyectos, retrasos en la entrega de pedidos, etc.
3. Documentación y mapeo de procesos
Toda la información recabada se transforma en documentación que detalla, paso a paso, los flujos de trabajo (por ejemplo, desde la generación de un presupuesto hasta la facturación final y el análisis de resultados). Se suele recurrir a diagramas de flujo para reflejar las bifurcaciones —“si pasa A, entonces hacemos B; si pasa C, entonces vamos a D”— y así dejar claras las posibles variantes en cada proceso.
4. Adaptación a Odoo y propuesta técnica
En paralelo, el consultor traduce los requerimientos de la empresa a funcionalidades de Odoo. Es decir, asigna cada necesidad a los módulos, herramientas o desarrollos que se implementarían. De este modo, se definen qué partes del ERP entrarán en juego (ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos, etc.) y si se precisa algún módulo personalizado.
5. Proyecto de Iniciación (PID) y pasos siguientes
Con todos estos datos ordenados, se elabora un documento final (el llamado PID o similar) que incluye el alcance del proyecto, los objetivos, los hitos de entrega, el plan de formación y los recursos necesarios. Este documento se presenta y se revisa con el cliente, de modo que ambas partes confirmen que se ha captado la esencia del negocio. Una vez validado, comienza la configuración y desarrollo del ERP en sí, pero ya con “los planos” bien definidos.
En definitiva, la consultoría representa la mitad del éxito de una implantación de Odoo: es el proceso que garantiza que la herramienta se adapte a la realidad de la empresa, y no al revés. Igual que un arquitecto no se atrevería a construir una casa sin planos, implantar un ERP sin una fase de análisis y consultoría sólidas conduce, con mucha frecuencia, a sobrecostes, retrasos y un sistema que no cumple las expectativas. Con una consultoría bien planteada, en cambio, las bases del proyecto quedan claras, y la implantación fluye hacia una solución robusta, escalable y perfectamente alineada con las necesidades reales del negocio.
