Una implantación de un sistema ERP, como puede ser Odoo, consiste en adaptar los procesos de una empresa para que funcionen de forma centralizada y coordinada dentro de un software específico. Aunque a menudo se asocia con una tarea puramente técnica, en realidad intervienen muchos factores: desde la comprensión de los procesos de negocio hasta la formación del personal y el acompañamiento continuo del cliente.
Para entenderlo, suele ser útil compararlo con la construcción de una casa: primero se diseña, se hace un plano con el arquitecto (o consultor), y luego se construye siguiendo fases definidas. En una implantación de Odoo (o cualquier otro ERP) el esquema es parecido:
- Fase de preventa o toma de contacto:
Aquí se identifican las necesidades principales del cliente. Se busca confirmar que el ERP sea capaz de cubrirlas y, sobre todo, que haya afinidad entre la empresa que presta el servicio y el cliente. Esta primera fase se centra más en la comunicación y las habilidades “blandas” (soft skills) que en la tecnología en sí. - Consultoría y análisis de procesos:
Una vez que se ve una buena sintonía, se lleva a cabo un análisis a fondo. El consultor (o equipo consultor) estudia los flujos de trabajo internos de la empresa y verifica qué partes se pueden integrar en el ERP. Con este estudio, se diseña la propuesta de implantación, marcando prioridades y un alcance mínimo viable (MVP – Minimum Viable Product) para comenzar. - Desarrollo y configuración del ERP (MVP):
Aceptada la propuesta, se inicia la configuración y, si hace falta, el desarrollo de funcionalidades adicionales en el ERP. En esta fase es clave el feedback constante: se van mostrando pequeños avances al cliente para que pruebe y valide cada módulo o proceso. Por ejemplo, si se gestionan ventas de zapatillas, se replican escenarios reales (almacenes, vehículos de reparto, stock, facturación, etc.) para asegurar que todo funcione tal como se requiere. - Formación y pruebas con el usuario final:
A medida que se van completando los distintos procesos en el ERP (como puede ser Odoo), el personal involucrado necesita formación. Esto incluye a usuarios de oficina, empleados de planta, personal de logística, etc. Cuanta más gente sepa usar correctamente las nuevas herramientas, mejor se aprovecha la implantación y se reducen futuros problemas. - Puesta en producción y fase de “híper-cuidado”:
Cuando el sistema está listo, se establece un día para “encender” oficialmente el ERP en el entorno real. Durante los primeros días (híper-cuidado), el equipo de consultores permanece atento para resolver dudas, incidencias y asegurar que todo funciona debidamente.
En España, la adopción de sistemas como Odoo está creciendo de manera notable, porque permiten consolidar todos los procesos de negocio en una misma plataforma: ventas, compras, contabilidad, producción, stock y más. Sin embargo, es fundamental tener en cuenta que una implantación no solo implica la instalación técnica, sino que requiere un continuo acercamiento al cliente, formación y soporte.
Al final, el éxito de una implantación de Odoo (o de cualquier ERP) radica en la suma de habilidades:
- Conocimientos técnicos sobre la herramienta.
- Conocimiento profundo de los procesos de negocio del cliente.
- Habilidades de comunicación para entender y guiar.
Pruebas y formaciones constantes que garanticen que todo funcione de acuerdo con las necesidades reales.
Siguiendo estos pasos con un enfoque centrado en las personas y en la mejora continua, la empresa podrá disfrutar de un ERP perfectamente alineado con sus objetivos de negocio y listo para crecer de forma sostenida.
